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5 passos para implantar uma cultura de prevenção de perdas

Por María José em Feb 2, 2017

Com sua comprovada experiência em prevenção de perdas, Tiago Dowsley mostra quais as medidas necessárias para se ter uma estratégia eficiente de prevenção

Nem sempre é de conhecimento dos executivos o valor perdido em mercadorias pela ineficiência da operação. Mas esse valor, quando medido corretamente, costuma surpreender, e essa situação demanda ações das diversas áreas para evitar prevenir essas perdas.

Abaixo colocamos cinco passos importantes para criar um programa de prevenção de perdas:

1) Medir e comparar as perdas
Para iniciar um projeto é necessário entender seu objetivo, e para isso precisamos medir quanto dinheiro temos na mesa. O dinheiro na mesa é a diferença entre o que é perdido por ano e a fronteira de eficiência da perda (a perda nunca será zero).

  • a) Medir a perda: os números de perda são naturalmente enviesados para baixos, pois a perda não é uma notícia agradável e nunca se procura razões para seu aumento. Uma conciliação entre a perda gerencial e a contábil é uma boa estratégia para garantir que o número esteja correto. Grandes diferenças na linha de CMV geralmente são oriundos das perdas.
  • b) Fronteira de eficiência: Dentro da perda existe “gordura” e “carne”, a gordura é reduzida de maneira mais fácil que a carne. É preciso entender que a perda não será zero e em algum momento o custo de reduzir a perda será mais caro que ela mesmo. Através de comparações entre filiais, perdas históricas e até com outros players é possível entender quanto seria uma perda aceitável e quanto dinheiro temos em cima da mesa para capturar.

2) Mobilizar a empresa com base em fatos
Sabendo quanto dinheiro temos em cima da mesa percebemos que o taxímetro está rodando, e a cada mês que nada é feito a perda é cobrada no resultado da empresa, e a cada 1 real perdido é consumido 1 real de EBITDA.

É necessário expor amplamente esses números, todos precisam ter ciência de quanto vale o projeto para a empresa, e normalmente os números falam por si só e a diretoria é incentivada a reduzir as perdas.

3) Criar comitês com os responsáveis e identificar os ofensores
O caminho mais rápido para redução de perdas quando não há uma cultura implantada é o caminho “Top Down”. Muito mais rápido que entender as causas e disseminar as melhores práticas é criar comitês periódicos com métricas e rankings identificando os piores ofensores e criando ações junto com os responsáveis.

Os comitês precisam existir a cada rodada de inventário e, dependendo da criticidade, os inventários precisam ser mais frequentes. Ex: inventários semestrais para situações de crise não atendem, já que ações só serão tomadas 2 vezes ao ano.

Incluir as perdas na remuneração variável dos responsáveis é fundamental, e implantar um canal de denúncia é uma boa prática para coibir e identificar desvios de conduta.

4) Fazer uma campanha de prevenção divulgando melhores práticas
Uma vez “cortado o mato alto“ precisamos garantir que as ações sejam desdobradas e continuem com força para reduzir as perdas. Com essa visão deve-se criar uma campanha de prevenção com dois grandes objetivos:

  • a) Mostrar a importância do assunto A divulgação da campanha consegue levar a todos os níveis da organização a importância da prevenção de perdas, mostra para os colaboradores que o assunto é relevante e deve estar no dia a dia de todos da operação.
  • b) Treinar funcionários em boas práticas As melhores práticas em prevenção de perdas precisam ser disseminadas e enraizadas na cultura da empresa, todos os colaboradores devem ter ciência de onde estão as principais perdas e do que eles podem fazer para evitá-las.

5) Manter o programa de prevenção de perdas
Após a implantação do programa de prevenção é necessário garantir que ele seja mantido, e para continuar trazendo resultado é necessário trabalhar em duas frentes:

  • a) Manter: Os comitês precisam continuar e garantir que os indicadores não voltem a piorar. Ter o histórico das perdas é importante para mostrar o tamanho do prejuízo quando se perde o controle, o que não pode voltar a acontecer.
  • b) Expandir: A área de prevenção pode ajudar a identificar outras ineficiências da empresa e com a mesma metodologia garantir que as ineficiências sejam reduzidas.

Tiago Dowsley é Gerente de E-commerce no Grupo de Moda Soma, grupo de moda controlador das marcas ANIMALE, FARM, A.Brand, FYI, Fábula, Foxton e Cris Barros, com faturamento de R$ 1 Bilhão e cerca de 180 lojas em todo Brasil, além dos canais de atacado e e-commerce.

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